Dari OJS ke Ruang Bimbingan Tugas Akhir
Membayangkan Workflow Editorial sebagai Model Supervisi Akademik
Akhir Agustus lalu, setelah
menyelesaikan studi, saya dan beberapa teman berinisiatif membuat sebuah jurnal
ilmiah. Gagasannya sederhana. Keinginan membuat ruang bagi karya-karya
mahasiswa agar tidak berhenti sebagai tugas kuliah, file yang tersimpan di
laptop, atau naskah yang selesai dibaca oleh dosen lalu dilupakan.
Ada sesuatu yang terasa sayang
dari karya mahasiswa yang hanya selesai untuk memenuhi kewajiban akademik. Di
dalamnya ada gagasan, hasil penelitian, kegelisahan, bahkan temuan kecil yang
barangkali bisa berguna bagi orang lain. Dulu, ketika menjadi mahasiswa, saya
juga merasakan hal yang sama. Sudah berhari-hari membaca, menulis, mengolah
data, dan memperbaiki naskah, tetapi ujungnya hanya menjadi satu berkas di
folder tugas kuliah.
Selain itu, juga melihat persoalan lain, di mana ruang
publikasi ilmiah tidak selalu terasa dekat dengan kantong mahasiswa. Ada jurnal
yang menerapkan biaya publikasi yang bagi sebagian mahasiswa cukup berat. Maka
jurnal yang sedang dibangun bukan sekadar proyek penerbitan, melainkan imajinasi sebagai ruang belajar, ruang berbagi,
sekaligus investasi akademik untuk masa depan.
Ketika mulai belajar mengelola
jurnal, saya justru bertemu dengan sesuatu yang awalnya tidak saya duga yakni
OJS, Open Journal Systems. Semakin saya mempelajarinya, semakin saya tertarik
bukan hanya pada bagaimana artikel diterbitkan, tetapi pada bagaimana sebuah
pekerjaan akademik diatur di dalam sistem.
Naskah masuk sebagai submission.
Ada editor yang memeriksa, reviewer yang memberikan catatan hingga ada
keputusan. Setelah itu, ada revisi, naskah dikirim kembali lalu diperiksa lagi.
Semua proses berjalan dalam tahapan yang relatif jelas dan meninggalkan rekam
jejak.
Saya mulai berpikir, mengapa pola seperti itu hanya kita gunakan untuk
mengurus artikel jurnal? Mengapa tidak kita adaptasi untuk sesuatu yang setiap
tahun menjadi pekerjaan besar di perguruan tinggi, yakni bimbingan tugas akhir.
Terbesik pertanyaan: bagaiman kalau pola kerja OJS kita bawa ke ruang bimbingan
tugas akhir? kayaknya menarik.
Pertanyaan itu mungkin terdengar
sederhana. Namun, setelah menelusuri beberapa penelitian dan sistem yang sudah
dikembangkan dari berbagai perguruan tinggi, pertanyaan tersebut ternyata
berada di tengah perkembangan yang memang sedang bergerak ke arah digitalisasi
supervisi akademik.
Di Universitas Negeri Yogyakarta, misalnya, sudah ada
SIBIMTA, Sistem Informasi Bimbingan Tugas Akhir. Sistem ini bukan hal baru.
Dokumen akademik UNY menjelaskan bahwa SIBIMTA digunakan untuk layanan
administrasi dan pembimbingan tugas akhir secara daring, dengan tahapan seperti
praproposal, pembimbingan proposal, proposal, pembimbingan tugas akhir, hingga
ujian. Di mana mahasiswa, dosen, dan koordinator tugas akhir terlibat dalam
alurnya. [1][2]
Artinya, persoalan bimbingan
digital sudah lama dipikirkan. Bahkan penelitian di UNY telah mengkaji
penerimaan dan penggunaan SIBIMTA menggunakan Technology Acceptance Model dan
UTAUT. Jadi, gagasan ini tidak lahir dari anggapan bahwa kampus belum mempunyai
sistem bimbingan. [3][4]
Universitas lain juga
mengembangkan pendekatan serupa. Universitas Terbuka, misalnya, menggunakan
BIMON untuk mendukung supervisi tesis secara daring. Penelitian yang terbit
pada 2026 melibatkan 72 mahasiswa dan 59 supervisor.
Hasilnya menunjukkan bahwa
mahasiswa maupun supervisor secara umum menilai BIMON efektif, tetapi sebagian
pengguna tetap memakai WhatsApp dan Zoom karena persoalan kemudahan penggunaan
dan keterlibatan terhadap fitur sistem. Mahasiswa lebih menekankan komunikasi
dan umpan balik, sedangkan supervisor menekankan pemantauan kemajuan. [5]
Di luar Indonesia, pola yang
lebih terstruktur juga terlihat pada Thesis Management milik Technical
University of Munich. Sistem tersebut mengelola siklus tugas akhir dari
pemilihan topik, pengajuan, penunjukan supervisor, review proposal, pemberian
feedback, sampai penilaian akhir. Bahkan sistem menyediakan version history dan
daftar feedback yang dapat ditandai sebagai selesai. [6][7]
Temuan-temuan itu membuat saya
semakin yakin bahwa persoalannya bukan lagi apakah bimbingan tugas akhir perlu
didigitalisasi. Itu sudah berlangsung di banyak tempat. Pertanyaannya menjadi
lebih menarik: seperti apa arsitektur workflow yang membuat proses digital
tersebut benar-benar terasa sebagai proses akademik, bukan sekadar tempat
mengunggah file?
Bukan sekadar mengunggah file
Dalam praktik sehari-hari,
bimbingan sering berjalan melalui banyak kanal seperti beberapa kampus belum
memiliki sistem tersebut atau masih konvensional. Mahasiswa mengirim naskah
lewat WhatsApp, kemudian dosen memberi komentar di Word.
Sebagian catatan
disampaikan ketika bertemu. Revisi berikutnya masuk dari email. Jadwal
bimbingan dicatat di tempat lain. Ketika dosen berganti, koordinator ingin
melihat progres, atau mahasiswa lupa versi dokumen terakhir, jejak proses
menjadi tidak selalu mudah ditemukan.
SIBIMTA sudah bergerak jauh
melampaui pola manual itu. Namun menurut saya, inspirasi dari OJS menawarkan
sudut pandang yang sedikit berbeda. OJS tidak sekadar menyediakan ruang
komunikasi. Ia memaksa pekerjaan masuk ke dalam workflow: siapa melakukan apa,
pada tahap apa, dokumen mana yang sedang diproses, apa keputusan terakhir, dan
apa yang harus dilakukan berikutnya.
Dalam bayangan saya, seorang
mahasiswa dapat menjadi author. Ia mengajukan bagian pekerjaannya sebagai
submission. Pembimbing dapat bertindak sebagai reviewer atau editor akademik
pada tahap tertentu. Catatan pembimbing menjadi review.
Permintaan perbaikan
menjadi revision. Mahasiswa mengunggah versi baru sebagai resubmission.
Persetujuan pembimbing menjadi decision. Penguji masuk pada tahap evaluasi yang
memang membutuhkan penilaian. Seluruh versi dan komunikasi disimpan sebagai
academic history.
Dengan pola seperti itu,
mahasiswa tidak hanya melihat bahwa skripsinya sedang ‘dibimbing’. Ia bisa
melihat posisinya. Bab mana yang sedang diperiksa? Apa revisi yang belum
selesai? Kapan naskah terakhir dikirim? Apa catatan yang belum dituntaskan?
Siapa yang sedang bertanggung jawab pada tahap tersebut?
Pembimbing juga mendapatkan
gambaran yang lebih utuh. Bukan hanya file terakhir yang masuk ke kotak masuk,
tetapi perjalanan dokumen dari versi pertama sampai versi yang disetujui.
Koordinator program studi dapat membaca progres secara agregat tanpa harus
meminta mahasiswa satu per satu mengirimkan bukti bimbingan.
Namun OJS tidak boleh sekadar dipindahkan mentah-mentah!
Di sini saya kira ada garis yang
harus dijaga. Saya tidak sedang membayangkan OJS menggantikan sistem akademik
kampus. OJS dibangun untuk pengelolaan publikasi ilmiah, bukan untuk seluruh
urusan tugas akhir. Struktur jurnal seperti volume, issue, dan publikasi tentu
tidak perlu dibawa ke sana.
Yang perlu diadaptasi adalah
logikanya. Jika OJS memiliki submission–review–revision–decision, maka sistem
supervisi dapat memiliki proposal–review–revision–approval. Jika OJS menyimpan
histori editorial, sistem bimbingan menyimpan histori akademik.
Jika jurnal
memiliki reviewer, tugas akhir memiliki pembimbing dan penguji. Dengan kata
lain, yang kita bawa bukan perangkat lunaknya, melainkan paradigmanya. Saya
menyebutnya sementara sebagai OJS-Inspired Academic Supervision Workflow.
Konsep ini juga penting karena
bimbingan bukan hanya persoalan teknologi. Penelitian tentang BIMON
mengingatkan bahwa ketika sistem digital tidak cukup mudah, pengguna tetap akan
kembali ke kanal yang terasa lebih cepat dan familier. Maka sistem yang baik
bukan sistem yang memiliki fitur paling banyak, melainkan sistem yang paling
masuk akal bagi kebiasaan kerja dosen dan mahasiswa. [5]
Mungkin di situlah makna lain dari digitalisasi pendidikan
tinggi. Bukan membuat semua hal menjadi daring, melainkan menyambungkan tahapan
yang selama ini tercerai-berai. Bimbingan, penilaian, publikasi, dan penyebaran
pengetahuan ditempatkan dalam satu perjalanan akademik yang utuh.
Saya membayangkan sebuah perguruan tinggi yang memiliki satu
ekosistem: mahasiswa mengajukan tugas akhir, pembimbing memberikan review,
penguji melakukan evaluasi, mahasiswa memperbaiki, tugas akhir disahkan, lalu
sistem membuka jalan menuju artikel ilmiah.
Setelah melewati proses editorial
yang terpisah dan tetap menjaga kualitas, artikel itu terbit. Dalam hal ini publik
dapat membacanya, peneliti lain dapat menggunakannya. Selain itu, mahasiswa
memiliki rekam jejak karya ilmiah sejak masih berada di bangku kuliah.
Pertanyaan sederhana kemudian muncul, mengapa kita cukup
puas ketika mahasiswa berhasil menyelesaikan skripsinya? Bukankah ada tahap
sesudah itu yang juga penting, yaitu memastikan gagasan, temuan, dan pengalaman
penelitian tersebut tetap hidup?
Bila proses ini dirancang dengan baik, satu penelitian dapat
menghasilkan dua keluaran yang saling menguatkan. Tugas akhir menjadi bukti
pencapaian kompetensi akademik. Artikel menjadi bentuk komunikasi pengetahuan
kepada publik.
Dan Mahasiswa tidak perlu merasa telah melakukan dua penelitian
hanya karena harus mengubah skripsi menjadi artikel. Kampus pun tidak sekadar
meluluskan mahasiswa, tetapi ikut memastikan pengetahuan yang lahir di dalamnya
tidak berhenti di meja penguji.
Karena itu, yang saya bayangkan bukanlah “kampus membuat
jurnal agar mahasiswa otomatis memenuhi syarat SINTA 2 atau SINTA 3”. Itu
terlalu sederhana. Yang lebih penting adalah kampus menyediakan jalur publikasi
yang terintegrasi dengan tugas akhir, memiliki standar editorial, peer review
yang nyata, pengelolaan etik, dan keterbukaan akses.
Akreditasi dapat menjadi
tahap pengembangan berikutnya, bukan alasan bagi mahasiswa untuk mencari ruang
publikasi secara terpisah setelah menyelesaikan tugas akhirnya.
Gagasan ini sebenarnya tidak berarti menghapus jurnal
eksternal atau akreditasi nasional. Justru sebaliknya, jurnal institusi dapat
menjadi ruang awal untuk memastikan karya mahasiswa memiliki bentuk publikasi
yang layak. Status akreditasi, indeksasi, dan reputasi jurnal tetap merupakan
persoalan mutu yang perlu dibangun secara serius. Pemerintah memperbarui
kerangka akreditasi jurnal melalui Permendikti Saintek Nomor 9 Tahun 2026, yang
berlaku sejak 7 Juli 2026. [10]
Alurnya dapat dibuat sederhana: tugas akhir selesai,
mahasiswa dan pembimbing memilih bagian yang layak menjadi artikel, naskah
dikonversi ke format artikel, kemudian artikel masuk ke editorial screening dan
peer review. Setelah melalui revisi dan dinyatakan layak, artikel
dipublikasikan melalui jurnal institusi. Dengan begitu, proses penelitian dan
proses publikasi tidak lagi berada di dua dunia yang terpisah.
Di titik ini saya membayangkan satu tahapan tambahan dalam
sistem. Setelah tugas akhir memperoleh keputusan akhir, tersedia sebuah pintu
lain: Convert to Article. Bukan penelitian baru. Bukan pula pekerjaan yang
membuat mahasiswa mengulang semuanya dari awal. Tugas akhirnya disederhanakan
dan disesuaikan menjadi artikel ilmiah yang lebih ringkas, terukur, dan siap
dibaca publik.
Skripsi atau tesis sering menghabiskan berbulan-bulan waktu
mahasiswa dan pembimbing. Ia memuat pertanyaan penelitian, data, analisis, dan
kesimpulan. Namun, setelah sidang selesai, tidak jarang karya tersebut kembali
menjadi satu dokumen di perpustakaan digital. Selesai sebagai syarat akademik,
tetapi belum tentu selesai sebagai pengetahuan yang dibaca dan digunakan orang
lain.
Semula saya membayangkan sistem itu berhenti ketika tugas
akhir selesai. Proposal diajukan, dibimbing, direvisi, diuji, lalu mahasiswa
dinyatakan lulus. Tetapi kemudian muncul pertanyaan lain yang justru lebih
mengganggu: setelah semua proses itu selesai, ke mana karya tersebut pergi?
Lalu, setelah mahasiswa lulus?
Dari memuliakan produk ke memuliakan proses
Ada satu hal lain yang membuat
gagasan ini menarik bagi saya. Selama ini kita sering menilai tugas akhir dari
produknya: apakah skripsinya sudah selesai, apakah tesisnya lulus, berapa
nilainya, kapan ujian berlangsung. Padahal, proses menuju produk itu adalah
bagian dari pembelajaran akademik yang sangat penting.
Mahasiswa belajar merumuskan
masalah, menerima kritik, menguji kembali argumen, memperbaiki metode, menulis
ulang, dan mengambil keputusan akademik. Semua itu terjadi melalui siklus
bimbingan. Sayangnya, sebagian proses tersebut hilang begitu tugas akhir
selesai.
Sistem yang memiliki rekam jejak
dapat membantu kita melihat bimbingan dengan cara yang berbeda. Bukan untuk
mengawasi mahasiswa secara berlebihan, melainkan untuk membuat proses akademik
lebih terbaca.
Ketika mahasiswa tertinggal, sistem dapat menunjukkan di tahap
mana ia berhenti. Ketika pembimbing belum memberikan respons, sistem dapat
memperlihatkan pekerjaan yang masih menunggu. Ketika seorang mahasiswa sudah
melakukan berkali-kali revisi, kita memiliki rekam perkembangan yang bisa
dibaca kembali.
Barangkali ini juga bisa
membantu kita mengubah orientasi. Dari semata-mata mengejar skripsi selesai
menjadi memastikan mahasiswa mengalami proses akademik yang bermakna.
Bisakah menjadi model lintas kampus dan jenjang?
Pertanyaan berikutnya tentu
lebih sulit. Apakah model seperti ini bisa menjadi rujukan bagi perguruan
tinggi lain? Menurut saya, bisa, asalkan yang dibangun memang kerangka kerja,
bukan sekadar aplikasi milik satu kampus.
SIBIMTA, BIMON, dan Thesis
Management menunjukkan bahwa kebutuhan dasarnya berulang: pengajuan, penugasan
pembimbing, dokumen, feedback, progres, komunikasi, evaluasi, dan penyelesaian.
Yang berbeda adalah desain institusinya. Karena itu, yang mungkin ditransfer
antarkampus bukan semua detail aplikasinya, tetapi model workflow-nya.
[2][5][6]
Kerangka tersebut bahkan dapat
diperluas. Bukan hanya skripsi, tetapi tesis, disertasi, proposal penelitian,
artikel ilmiah, proyek akhir, atau bentuk karya akademik lain dapat menggunakan
prinsip yang sama. Selama ada pekerjaan yang diajukan, diperiksa, diperbaiki,
dan disetujui, di situ workflow tersebut berpotensi bekerja.
Tentu saja, gagasan ini masih
membutuhkan pengujian. Kita perlu tahu apakah mahasiswa benar-benar merasa
lebih terbantu. Apakah dosen menganggapnya mengurangi beban administratif atau
justru menambah pekerjaan? Apakah kualitas feedback meningkat? Apakah waktu
penyelesaian tugas akhir menjadi lebih terukur? Bagaimana dengan privasi, hak
akses, penyimpanan dokumen, dan integrasi dengan sistem akademik kampus? Semua
itu tidak boleh dilewati hanya karena sebuah gagasan terlihat menarik.
Namun gagasan biasanya memang
bermula dari pertanyaan sederhana. Saya memulainya dari meja kerja kecil ketika
sedang belajar mengelola jurnal. Saya semula hanya ingin memahami bagaimana
sebuah artikel masuk, diperiksa, direvisi, dan akhirnya terbit.
Tetapi dari
situ saya justru melihat sesuatu yang lain: sebuah pola kerja yang membuat
proses akademik menjadi lebih terstruktur. Kini gagasannya bergerak sedikit
lebih jauh: bagaimana kalau pola tersebut tidak hanya membantu mahasiswa
menyelesaikan tugas akhir, tetapi juga membantu karya itu menemukan pembacanya?
Mungkin OJS memang dibuat untuk
jurnal. Tetapi prinsip yang ada di balik workflow-nya barangkali tidak harus
berhenti di sana.
Dan mungkin, suatu hari nanti,
mahasiswa yang sedang mengerjakan tugas akhir tidak lagi bertanya, ‘Pak, naskah
saya yang kemarin sudah dibaca belum?’ Mereka cukup membuka sistem, melihat
tahapnya, membaca feedback, mengerjakan revisi, lalu mengirimkannya kembali.
Setelah lulus, mereka juga tidak harus kembali ke titik nol untuk membuat hasil
penelitiannya dikenal; sistem sudah menyediakan jalur untuk mengubahnya menjadi
artikel dan mengantarkannya ke ruang publikasi.
Bukan karena teknologi
menggantikan dosen pembimbing. Justru sebaliknya. Teknologi membantu agar
hubungan antara mahasiswa, pembimbing, dan penguji memiliki alur yang lebih
jelas, lebih terdokumentasi, dan lebih mudah ditelusuri.
Pada akhirnya, mungkin bukan
soal membuat bimbingan menjadi serba digital. Yang lebih penting adalah
bagaimana teknologi membantu kita memuliakan proses belajar yang terjadi di
dalamnya dan memastikan pengetahuan yang lahir dari proses itu tidak berhenti
ketika mahasiswa menerima tanda lulus. Mungkin perguruan tinggi tidak cukup
hanya memuliakan hasil akhir. Kita juga perlu memastikan hasil itu kembali
kepada publik masyarakat sebagai pengetahuan yang hidup.
Referensi
[1] Universitas
Negeri Yogyakarta. (2023). Panduan Skripsi Universitas Negeri Yogyakarta.
Dokumen prosedur tugas akhir dan penggunaan SIBIMTA.
[2] Universitas
Negeri Yogyakarta. (2019–2026). Informasi dan pedoman Sistem Informasi
Bimbingan Tugas Akhir (SIBIMTA). https://bimbingan.uny.ac.id/
[3] Ramadhan, A.
T. (2019). Analisis Penggunaan System Bimbingan Online dalam Kegiatan Bimbingan
Tugas Akhir Mahasiswa Menggunakan Pendekatan Technology Acceptance Model (TAM)
Fakultas Teknik Universitas Negeri Yogyakarta. Lumbung Pustaka UNY.
[4] Sundari, H.
D., & Priyanto, P. (2019). Penerapan Model UTAUT untuk Menjelaskan Minat
dan Perilaku Penggunaan Sistem Bimbingan Tugas Akhir (SIBIMTA) di Universitas
Negeri Yogyakarta. Lumbung Pustaka UNY.
[5] Puspitasari,
K. A., Sudirman, S., Sapriati, A., & Hidayat, R. (2026). Bridging distance
in academic mentoring: A dual-perspective analysis of online thesis supervision
implementation in Universitas Terbuka. Educational Process: International Journal,
23, e2026058. https://doi.org/10.22521/edupij.2026.23.58
[6] Technical
University of Munich, TUM School of Computation, Information and Technology.
(2025). New Thesis Management System.
https://www.cit.tum.de/en/cit/news/article/thesis-management-system/
[7] Technical
University of Munich. (2026). Thesis Management Documentation: Workflows;
Supervisor & Examiner Guide. https://docs.thesis.aet.cit.tum.de/
[8] Herdianto, R.,
Setyosari, P., Kuswandi, D., & Wibawa, A. P. (2024). Challenging the Status
Quo: Open Journal Systems for Online Academic Writing Course. Electronic
Journal of e-Learning, 22(1), 46–62. https://doi.org/10.34190/ejel.22.1.3360
[9] Herdianto, R.,
Setyosari, P., Kuswandi, D., & Wibawa, A. P. (2024). Open Journal Systems
as an Instructional Media for Developing Thesis Proposals During the Covid19
Pandemic. Bentham Science, pp. 46–57.
https://doi.org/10.2174/9789815196566124010007
[10] Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi
Republik Indonesia. (2026). Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan
Teknologi Nomor 9 Tahun 2026 tentang Akreditasi Jurnal Ilmiah. Berlaku 7 Juli
2026.
Penulis: Galang Mario, Alumni Magister Pendidikan Seni UNY.
